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Was braucht es für ein wirklich gutes (Remote) Onboarding?

Wieso ist Onboarding eigentlich so wichtig?

Die meisten Unternehmer*innen haben zum Glück schon verstanden, dass Leute, die in den Genuss eines wirklich guten Onboardings kommen, sich nicht nur schneller wohlfühlen, sondern auch viel schneller produktiv und besser einsetzbar sind.


Dennoch fällt es vielen noch immer schwer, ihren neuen Mitarbeiter*innen einen tollen und sinnvollen Start in den neuen Job zu bieten. Deshalb haben Jennifer Seiffarth und ich in unserer aktuellen Podcast Folge über die Must-Haves & Nice-to-Haves gesprochen und darüber hinaus noch ein paar Tipps zum brandheißen Thema REMOTE Onboarding gegeben.


In diesem Artikel findet Ihr alles noch mal übersichtlich zusammengefasst.


Photo by Jon Tyson

Must-Haves


Alles kann, nichts muss. Ähhhm, NO! Im Falle des Onboardings gibt es ein paar Dinge, die unbedingt auf Eurer To-Do-Liste stehen sollten. Wir sprechen hier wirklich nur von der Basis. Darüber hinaus gibt es noch so viele tolle Dinge die Ihr tun könnt, aber dazu in den Nice-to-Haves mehr.


Den Arbeitsplatz rechtzeitig vorbereiten!


Die absolut erste Priorität sollte der Arbeitsplatz haben. Nichts ist schlimmer und peinlicher, als wenn Ihr kurz vor Start der Newbies feststellt, dass es zu wenig Bürostühle oder gar Laptops gibt und kaum jemand Bescheid weiß.


  • Hardware/Software (Laptop, Zugänge, Scatch-Board, Verteilerleisten, Bildschirm usw.)

  • Büromittel-Erstausstattung (Schreibtisch, Bürostuhl, Schlüssel/Zugangskarten, Post-its, Stifte usw.)

  • Kommuniziert so früh wie möglich an alle Abteilungen, auf deren Unterstützung Ihr angewiesen seid! (IT, Office Management, Management Board/Geschäftsführung usw.)


Kommunikation im Team!


Es ist wichtig, dass nicht nur die neuen Leute wissen, wer und was sie erwartet, sondern auch das Team weiß wer & wann & wo jemand neu starten wird.


  • Info an das gesamte Unternehmen (E-Mail, Slack, Microsoft Teams, Team-Meeting oder was für Euch eben am besten passt) mit Start-Datum, Titel, Abteilung.

  • TIPP: Toll sind Infosheets inklusive Fotos und ein paar persönlicher Infos (Hobby, Musik-Genre, Lieblings-Serie usw. - werdet kreativ), welche die Neuen selbst ausfüllen und zur Verfügung stellen. Schon mal vorab ans Team geschickt, schafft das für alle ein gutes Gefühl.


Der erste Tag!


Damit der erste Tag auch wirklich wie geplant stattfinden kann, gibt es auch hier ein paar ToDo's für Euch.


  • Nicht vergessen, ein paar Tage vor dem finalen Start eine Infomail mit der Uhrzeit und den jeweiligen Ansprechpartner*innen an die Newbies zu schicken. Die sitzen auf heißen Kohlen. Denkt mal an Euren letzten ersten Tag... Genau!

  • Kümmert Euch vorab schon darum, dass alle anstehenden (regelmäßigen) Meetings bereits im Kalender stehen, so dass die/der Neue auch wirklich nichts verpasst und eine Art Agenda hat.

  • Sorgt für eine Führung durch das komplette Büro. Dabei unbedingt auf Toiletten, Küche und Notausgänge hinweisen. Klingt selbstverständlich, wird aber manchmal vergessen.


Der Wohlfühl-Faktor!


Ihr solltet niemals den ersten Eindruck unterschätzen. Fühlt sich jemand nämlich schon am ersten Tag nicht willkommen oder einfach nicht gut aufgehoben, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die Person nicht lange bleibt. Zum Glück kann man hier auf beiden Seiten (Newbies & Oldies) relativ einfach dazu beitragen, dass sich alle miteinander wohlfühlen.


  • Organisiert ein Team Kick-Off, indem sich alle kurz einander vorstellen. Das kann, muss aber überhaupt nicht formell sein.

  • In jedem Unternehmen ist es wichtig, dass die Geschäftsführung und das Management-Board ein persönliches Kennenlernen mit den Neuen haben. Wem es als Führungskraft egal ist, ob sie/er die Leute kennt oder nicht, die einem über den Weg laufen, die/der macht etwas grundlegend falsch.

  • Lasst die neuen Kolleg*innen auf keinen Fall im Regen stehen, wenn es ums Lunchen geht. Stellt sicher, dass sich jemand aus dem Team oder vielleicht sogar das gesamte Team (je nach Größe) dafür verantwortlich fühlt, ein gemeinsames erstes Lunchdate zu organisieren.


Dran bleiben!


Nach dem ersten Tag ist vor dem Ende der Probezeit... oder so ähnlich. Es dauert schon etwas länger als nur 1 Tag oder 1 Woche, damit jemand im neuen Job angekommen ist.


  • Das nötigste was Ihr tun könnt, um ein nachhaltiges Onboarding zu schaffen, sind offizielle Feedback-Gespräche. Ein sinnvoller Turnus ist aus unserer Sicht zur Hälfte und noch mal zum Ende der Probezeit.

  • Regelmäßige Feedbacks im Team sollten selbstverständlich von Anfang an und viel öfter stattfinden.


Nice-to-Haves


Die Basis steht, das ist schon mal ein guter Anfang. Nun ist es an Euch, aus einem einfach nur gut organisiertem Onboarding etwas Cooles, Schönes, Besonderes zu machen. Denn wenn das Onboarding positiv in Erinnerung bleibt, dann sorgt das nicht nur für produktivere neue Mitarbeiter*innen, sondern im besten Falle zahlt es auch noch auf Euer Employer Branding ein.

I love Win-Win-Situations!

Hier nun also unsere Tipps, was Ihr ONTOP zu den Must-Haves noch so tun könntet.


Den Arbeitsplatz rechtzeitig vorbereiten!


  • Wie wäre es mit einem liebevoll vorbereiteten Welcome Package? Das kann von Süßigkeiten, über Kopfschmerztabletten bis hin zum Notizbuch oder dem Hoody mit Eurem Logo drauf so ziemlich alles sein. Was passt zu Euch?


Kommunikation im Team!

  • Ihr könntet ausgewählte Team-Mitglieder schon vorab mit den Newbies vernetzen, so dass sie sich noch vor dem ersten Tag ein wenig kennenlernen können. Dann ist der größte Druck schon mal raus. Auf beiden Seiten!

  • Sollten kurz vor dem Start der neuen Leute Events wie Weihnachtsfeier, Sommerfest oder ähnliches stattfinden, ladet sie doch einfach schon mal ein. OBACHT: sorgt dafür, dass sich jemand den Abend über immer mal wieder um sie kümmert und sie im blödsten Falle nicht verloren irgendwo rumstehen.


Der erste Tag!


  • Eine tolle Sache ist es, die nötigsten und sinnvollsten Informationen für die Neuen digital aufzubereiten und schon ein paar Tage vor dem Start zu schicken. Wie cool ist es, wenn man sich schon mal vorher ein bisschen über Eure Unternehmenskultur oder anstehende Events, sowie die Rolle von HR usw. informieren könnte? Jap, suuuuuper cool!

  • Ruft ein Paten-/Buddy-Programm ins Leben. Überlegt Euch, wo und wann ein Buddy/Pate für neue Mitarbeiter*innen Sinn macht und benennt jemanden aus dem Team, die/der sich auch dafür eignet/Lust dazu hat.

  • Überrascht Eure neuen Team-Member! Werdet kreativ und lasst Euch etwas einfallen, dass noch lange positiv bei den Leuten im Gedächtnis bleibt. Wir wurden an unserem ersten Tag schon mal mit dem Auto vor der Haustür abgeholt und ins Büro gefahren und das ohne detaillierte Ankündigung. Das war echt mal eine Überraschung und noch Jahre später erinnern wir uns total gern daran.


Der Wohlfühl-Faktor!


  • Bietet allen in den ersten Tagen möglichst schnell eine Bühne, um sich auch neben dem inhaltlichen Onboarding persönlich kennenzulernen. In kleinen Teams könntet Ihr z.B. alle gemeinsam lunchen gehen und in großen Teams machen regelmäßige gemeinsame Events für das komplette Unternehmen Sinn. Ein paar Snacks und was zu Trinken und schon lockert sich das Ganze.


Dran bleiben!


  • Plant auch über die Probezeit hinaus weitere Feedback-Gespräche zum Onboarding ein.

  • Holt Euch Feedback/Verbesserungsvorschläge durch anonyme Umfragen vor/während/nach dem Onboarding.


Remote Onboarding


In Zeiten von Corona müssen wir gerade alle etwas umdenken und über den bisher so prall gefüllten Tellerrand hinaus gucken. Hier ein paar Tipps.


  • Nicht nur Hardware, sondern auch ein Welcome Package nach Hause schicken.

  • Virtuelles/digitales Kennenlernen in kleinen Teams: Kurze Video-Calls mit jeder einzelner Person, über die Woche verteilt.

  • Virtuelles/digitales Kennenlernen in großen Teams: Kurze Speed-Dating-Runden per Video-Call mit zufällig ausgelosten Kolleg*innen.

  • Gruppen-Chat nur für die Newbies zum Austausch.

  • Ganz kurze tägliche Feelgood-Calls mit HR.


Obacht! Wer zu viel auf einmal macht, der überfordert nicht nur die Leute, die das alles organisieren müssen, sondern auch die neuen Leute.

Macht Ihr etwas ganz Besonderes zum Onboarding neuer Mitarbeiter*innen und wollt das gerne mit uns teilen? Dann schickt uns eine Nachricht über Instagram: @ysl_hr / @himynameisjen, per E-Mail: DiePersonalabteilung@web.de oder über Xing/Linkedin.


Und hört natürlich gerne auch in die dazu passende Podcast Folge rein!


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